Lợi ích và các giải pháp họp trực tuyến hiệu quả

Cùng với những lợi ích to lớn mà hình thức họp trực tuyến đem lại, ngày càng có nhiều doanh nghiệp, tổ chức áp dụng hình thức hội họp này thay thế cho họp trực tiếp, đem đến những đổi mới vượt bậc trong các hình thức cộng tác, làm việc nhóm trong thời đại công nghệ số ngày nay.

Sự phát triển của công nghệ cùng với những diễn biến ngày một phức tạp của dịch bệnh Covid-19, Học và làm việc trực tuyến trở thành sự thay thế trong thời gian này.

Hội họp trực tuyến cũng không nằm ngoài xu thế, khác với họp và làm việc, hội họp trực tuyến có quy mô lớn hơn, số lượng người tham gia cùng một lúc cũng lớn hơn rất nhiều so với học và làm việc.

Vậy họp trực tuyến là gì? Lợi ích của nó là như thế nào? Những giải pháp họp trực tuyến nào hiệu quả? Sẽ được ADcomputer giải đáp cho bạn qua bài viết sau nhé!!!

Họp trực tuyến là gì?

Họp trực tuyến (meeting online, meeting conference) là hình thức họp thông qua thiết bị máy tính – PC, SmartPhone, Máy tính bảng, thiết bị chuyên dụng hay điện thoại VoiIP có kết nối wifi hoặc mạng internet bằng cách sử dụng phần mềm như: Skype, Zoom Meeting, Google Meet hay các phần mềm hỗ trợ khác trên thị trường.

Điều này giúp giảm thiểu chi phí, thời gian đi lại, tổ chức so với những cuộc họp truyền thống. Bên cạnh đó, hội nghị truyền hình trực tuyến còn được ứng dụng trong các chương trình đào tạo, giảng dạy ở các trường học hoặc một số trung tâm, bệnh viện.

Họp trực tuyến phổ biến trong lĩnh vực nào

Trong thời kỳ hiện đại số hiện nay việc sử dụng tài nguyên internet trong cuộc sống trở nên thiết yếu, nó tạo cho chúng ta rất nhiều thuận lợi trong giao tiếp mà không cần phải gặp nhau thường xuyên.

Vì vậy, lĩnh vực sẽ hưởng lợi từ công nghệ này như: Giáo dục, Y Tế, Hành chính công, các Công ty đa chi nhánh,…

Lợi ích của cuộc họp trực tuyến

Họp trực tuyến hay còn gọi là hội nghị truyền hình là một bước phát triển đột phá, kết hợp của công nghệ thông tin và thiết kế nội thất ứng dụng cho phép những người tham dự tại nhiều địa điểm,thậm chí từ nhiều quốc gia khác nhau.

Những người tham dự có thể nhìn thấy và trao đổi trực tiếp với nhau qua màn hinh tivi/máy tính/điện thoại di động như đang ở trong cùng một văn phòng.

Tiết kiệm chi phí
Đây luôn là là yếu tố quan trọng hàng đầu khi bạn muốn đầu tư kinh doanh hay hoạt động hiểu quả. Bạn cứ tính thử một công ty nhỏ có 20 nhân viên mà lượng tương tác trao đổi qua lại khá nhiều, thì với những công ty có nhân viên lên đến 10.000 người thì chi phí sẽ độn lên rất lớn. Vì thế, hội nghị trực tuyến giúp cắt giảm chi phí hàng không, khách sạn, ăn uống và những chi phí phát sinh khác bằng cách đưa ra một hình thức kết nối giúp tăng cường quan hệ, khuyến khích trao đổi giữa các nhân viên.
Bên cạnh đó, hội nghị trực tuyến cho phép lưu trữ chương trình đào tạo tương tác để có thể sử dụng nhiều lần, mang lại kiến thức chuyên sâu khi cần để giảm thiểu chi phí do sai sót như trong thiết kế sản phẩm và sản xuất.
Tiết kiệm thời gian
Hội nghị trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian bằng nhiều cách, cho phép nhân viên làm việc hiệu quả hơn và đưa ra những quyết định quan trọng nhanh chóng hơn.
Tăng cường hiệu suất công việc
Họp trực tuyến tăng cường ý thức tương tác nhóm và phá vỡ sự tách biệt của nhân viên, xóa bỏ dần quan niệm “tự lực cánh sinh” mà không ít những nhân viên làm việc từ xa đang cảm thấy. Giải pháp này có thể giải quyết những nhu cầu thiết thực của doanh nghiệp như hình ảnh chuẩn HD 1080p, chia sẻ nội dung – slide trình bày ngay trong cuộc họp, ghi âm cuộc họp, dung lượng lưu trữ lên đến 1TB, tương thích tất cả thiết bị đầu cuối và hỗ trợ đa nền tảng.
Trao đổi thông tin kịp thời trong nội bộ, nâng cao sự hợp tác giữa các đối tác, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
Từ khi thiết bị họp trực tuyến được áp dụng giúp cho các tổ chức – doanh nghiệp hạn chế được những khó khăn. Có thể chia sẻ những thông tin, trình bày những slide thuyết trình cùng với hình ảnh sắc nét, âm thanh sống động và chân thật nhất.
Kết nối được nhiều người, ở mọi địa điểm cùng lúc, xóa bỏ khoảng cách địa lý
Cuộc họp diễn ra nhanh chóng, rút ngắn thời gian và hạn chế những sự cố trong quá trình di chuyển. Ở bất kì nơi đâu bạn cũng có thể tham gia vào cuộc họp trực tuyến của đơn vị cơ quan mình chỉ với đường truyền internet ổn định và thiết bị truy cập.

Các giải pháp họp trực tuyến hiệu quả

Họp qua thiết bị hội nghị truyền hình

Giải pháp hội nghị truyền hình sử dụng hệ thống các thiết bị phần cứng và phần mềm kết hợp với nhau để truyền tải hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác thông qua đường truyền mạng internet, WAN, LAN.

Giải pháp họp này tốn kém nhất vì phải đầu tư hệ thống phần cứng cho các điểm cầu (chi phí thiết bị, vận hành), muốn họp bao nhiêu điểm thì phải triển khai lắp đặt hệ thống cho mỗi điểm.

Tuy ngân sách đầu tư cao nhưng đổi lại họp trực tuyến thông qua hội nghị truyền hình rất chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả nhất.

Ưu điểm	Nhược điểm
Hội nghị được nhiều người, nhiều điểm, nhiều chức năng trình chiếu và chia sẻ dữ liệu, trải nghiệm hình ảnh & âm thanh hoàn hảo. Có thể nói đây là giải pháp tối ưu nhất cho một cuộc họp hội nghị truyền hình chuyên nghiệp.	Chi phí đầu tư cao, cần đào tạo sử dụng thiết bị ban đầu.

Hội nghị trực tuyến qua điện thoại

Là hội nghị âm thanh (trao đổi trực tiếp bằng lời nói) thông qua điện thoại hội nghị chuyên dụng. Cơ bản giống như trao đổi qua điện thoại truyền thống nhưng nó có micro độ nhạy cao, bán kính nói chuyện rộng (>5m), có loa ngoài phát ra cho nhiều người nghe và có thể kết nối nhiều điểm gọi cùng lúc.

Ưu điểm	Nhược điểm
Chi phí rẻ (vài triệu trở lên tùy theo chức năng của điện thoại).	Chỉ trao đổi bằng âm thanh, không xem được mặt nhau.

Đàm thoại trực tuyến qua phần mềm/web

Là hình thức video call trên các phần mềm/web chat hiện nay, hỗ trợ họp trực tuyến miễn phí như Skype, Hangout, VSee,… nhưng chức năng rất hạn chế, cho dù bạn trả phí để sử dụng full chức năng nhưng chừng đó vẫn không thể đáp ứng tốt cho một cuộc họp hội nghị quan trọng.

Ưu điểm	Nhược điểm
Miễn phí hoặc chi phí thấp.	Hạn chế nhiều chức năng như không thể trình chiếu dữ liệu, lưu nội dung cuộc họp, giới hạn các điểm tham gia, họp trong không gian nhỏ vài người, hình ảnh và âm thanh kém chất lượng, dễ bị ngắt quãng do đường truyền mạng

Sử dụng dịch vụ hội nghị trực tuyến

Xu hướng họp online tăng cao nên nhiều công ty có dịch vụ hội nghị để đáp ứng thị trường. Cơ bản đây cũng là hình thức hội nghị qua phần mềm nhưng các phần mềm này có nhiều chức năng cao hơn giống như sử dụng thiết bị Hội nghị truyền hình.

Ưu điểm	Nhược điểm
Chi phí rẻ	Quy mô nhỏ, không chủ động trong cuộc họp, không phải tài sản của công ty

Nên chọn giải pháp nào ?

Giải pháp nào là phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn khi cần triển khai giải pháp hội nghị đàm thoại trực tuyến.

Công ty nhỏ, một trụ sở chính, lĩnh vực kinh doanh không đòi hỏi phải họp hội nghị thì chỉ cần đầu tư bộ điện thoại hội nghị để âm thanh hội thảo kết hợp với sử dụng phần mềm video call miễn phí hiện nay như Skype for Business.
Công ty vừa và lớn, có 2 chi nhánh trở lên, lĩnh vực kinh doanh cần thiết họp khẩn cấp, thường xuyên, hay trao đổi với khách hàng, đối tác thì nên đầu tư luôn thiết bị hội nghị truyền hình cho chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí và thời gian đáng kể sau này.

ADcomputer cảm ơn các bạn đã quan tâm và theo dõi, chúc các bạn 1 ngày luôn vui vẻ ạ!!!

ADcomputer cung cấp sản phẩm chính hãng giá rẻ nhất thị trường như Anker, Laptop, thiết bị mạng, màn hình, HyperX, linh kiện máy tính, loa Blaster, phền mền diệt virus, thiết bị lưu trữ, máy tính đồng bộ mini, thiết bị phụ kiện.